Chứng từ là phần quyết định tốc độ xử lý hải quan. Nếu hồ sơ thiếu hoặc sai thông tin, hàng có thể bị giữ lại tại cửa khẩu, phát sinh chi phí lưu bãi và làm trễ lịch giao.
Bộ chứng từ cơ bản
- Hợp đồng mua bán hoặc chứng từ giao dịch tương đương.
- Commercial Invoice.
- Packing List.
- Vận đơn hoặc lệnh điều xe/lệnh giao hàng.
- Tờ khai hải quan.
- Giấy chứng nhận xuất xứ nếu lô hàng cần ưu đãi thuế.
- Giấy kiểm dịch, hun trùng, kiểm tra chuyên ngành nếu thuộc nhóm hàng yêu cầu.
Lỗi thường gặp
Các lỗi phổ biến gồm sai mã HS, sai trọng lượng, mô tả hàng không khớp, thiếu thông tin người nhận, hoặc invoice và packing list không thống nhất. Doanh nghiệp nên đối chiếu toàn bộ hồ sơ trước khi xe đến cửa khẩu.
Cách giảm rủi ro
Chuẩn hóa mẫu chứng từ, gửi bản nháp để kiểm tra trước, xác nhận điều kiện giao hàng và thống nhất người phụ trách xử lý hồ sơ ở hai đầu Việt Nam – Campuchia.
